Connexions flageolantes et matériel vieillissant
Une fois l’annonce de la fermeture physique de l’université, les difficultés les plus immédiates sont matérielles. « Connexions internet flageolantes, matériel informatique vieillissant », liste Étienne Guidat, RAC de la Faculté des langues. Dans sa composante tout comme à l’IUT Louis-Pasteur, doté d’un service informatique de proximité, beaucoup a pu se faire en interne, pour une adaptation rapide. Outre une distribution de postes informatiques, les RAC citent « la mise en place rapide de salons de discussion sur Discord » (Violaine Delarchand) ainsi que « les outils efficaces mis en place par la Direction du numérique, comme Big Blue Button » (Étienne Guidat).
Alors évidemment, quelques jours voire semaines d’adaptation ont été nécessaires. Mais tous les encadrants interrogés saluent le professionnalisme et la réactivité de leurs équipes. « Finalement, en période de crise, notre rôle reste le même, estime Étienne Guidat : permettre à l’équipe de fonctionner de façon correcte, se fixer des objectifs et les atteindre. »
Passé ce moment de flottement, d’autres difficultés se font jour : « Au fil des semaines, une certaine démotivation, lassitude s’est installée, due au manque d’interactions entre collègues », souligne Agnès Villanueva. Pour y répondre, elle propose, en concertation avec une collègue, d’instaurer un « temps de pause collectif » quotidien de quinze minutes, « l'Alum'pause ». Même stratégie à l’IUT Louis-Pasteur, avec l’ « obligation de ne pas parler boulot » lors des réunions informelles par visio hebdomadaires.
Améliorations et accélérations
Entre les réunions reprogrammées à des moments plus opportuns ou « au besoin » (Violaine Delarchand), certaines améliorations se font même jour : « Paradoxalement, on a davantage communiqué ! », s’enthousiasme Étienne Guidat. « Je me suis aussi rendu compte qu’il n’était pas toujours utile de se déplacer pour une réunion, et qu’on peut faire beaucoup par téléphone et visio ! », complète Violaine Delarchand. A l’inverse, la nécessité du travail physique a été confirmée – si besoin en était – pour le côté informel des échanges qu’il permet, parfois plus spontanés et efficaces « qu’un échange de 15 mails ! » (Étienne Guidat).
Une certitude : les demandes de télétravail vont progresser. Pour les agents comme les encadrants, cette période a constitué un test grandeur nature de l’efficacité de ce mode d’organisation. Agents comme encadrants se sont rendu compte à quel point un grand nombre de missions sont réalisables à distance (lire encadré).
Les prochains mois vont être consacrés à la recherche d’un équilibre entre présence au bureau et télétravail, mais aussi à l’expérimentation et à l’accélération des mutations : « Notre cœur de métier étant de créer du lien, tout ne peut pas se faire avec le numérique, envisage ainsi Agnès Villanueva. Dans notre plan stratégique pour l’année à venir, on réfléchit donc à des événements mixant présentiel et distanciel des participants et des intervenants, ce qu’on n’a jamais fait. » Étienne Guidat confirme à quel point cette crise a accéléré, pour son service, la marche vers la dématérialisation : « Dès cette rentrée, finie la cohue en composante pour les inscriptions pédagogiques. Désormais, tout va se passer en ligne. » La nécessité du projet de réorganisation de la scolarité, avec un premier niveau d’accueil de l’étudiant, ensuite reçu sur rendez-vous, a aussi été fortement confirmée.
N’oublions pas non plus l’accélération de la montée en compétence des agents, qu’il s’agisse de l’utilisation des outils collaboratifs (Violaine Delarchand) ou, au SRA, « de la polyvalence acquise à la faveur de notre nouveau projet des Rendez-vous virtuels quotidiens du réseau Alumni ».
E. C.
